Umweltschutz im B¸ro

B.A.U.M.-GRüNER TIP 6

Umweltschutz im Büro

aus: B.A.U.M.-aktuell Nr.4 April, Nr. 5 Mai, Nr. 6 Juni/Juli 1995

Kosteneinsparung durch Umweltmanagement im Büro

Über 100 Millionen Bürobedarfsartikel werden jährlich produziert und verbrauchtü 10 Millionen Tonnen Müll stammen aus bundesdeutschen Büros. 2ü7 Millionen Personalcomputer werden in Deutschland jährlich gekauft und fallen in immer kürzer werdenden Abständen als Computerschrott wieder an. Über 15 Millionen Tonnen Papier werden verbraucht - Jahr für Jahr.

Ökologisches Büro-Management führt zu Kosteneinsparung durch:

geringeren Ressourcenverbrauch
verminderte Zahl eingesetzter Büroartikel
die Wahl umweltverträglicherü funktionsgerechter Büroartikel
geringere Lagerkosten
vermindertes Abfallaufkommen
Wertstofferfassung
Wiedereinsatz gebrauchter Materialien
verminderten Energieeinsatz
verändertes Nutzerverhalten
Gesundheitsschutz und verminderte Fehlzeiten
höhere Arbeitszufriedenheit und Produktivität

Papierverbrauch reduzieren

Ist der Einsatz von Papier überhaupt nötig?
Ein leistungsfähiges EDV-System kann den Papierverbrauch in gewissen Grenzen reduzieren:

Firmeninterne Kommunikation über vernetzte Systeme
Austausch mit anderen Standorten über Datenfernübertragung
Nutzung elektronischer Speichermöglichkeiten
Ausdruckmöglichkeit in bestimmten Programmen gar nicht mehr vorsehen und so Zwischenausdrucke vermeiden

Wahl kleinerer Formate
kompakteres lay-out
Wahl geringerer Papiergewichte
Doppelseitiges Kopieren

kurzgefaþte Bedienungsanleitung hierfür in Plakatform beim Kopiergerät anbringen
möglichts in der Grundeinstellung der Kopiergeräte vorgeben
zusätzlich in verkleinertem Maþstab kopieren

Fehlkopien und einseitig beschriebenes/bedrucktes Papier in jedem Fall nochmals verwenden

an jedem Kopiergerät ein Sammelbehälter für Fehlkopien
einseitig beschriebenes Papier zu Notizzwecken weiterverwenden
für interne Vordrucke bereits einseitig beschriebene Papierbögen verwenden

geschickte Lagerhaltung von möglichst multifunktionalen Papieren vermeidet Berge von Altpapier
die Wahl zweckangepaþter Papiersorten birgt in manchen Fällen ungeahnte Einsparpotentiale:

vielfach werden aufwendige (und teure) Papiersorten verwendet, wo es günstigere Papierqualitäten auch täten

Wer obige Empfehlungen konsequent beherzigt, kann ohne weiteres 10 - 20 % Papiereinsparung erzielen, denen eine Kosteneinsparung in ähnlicher Dimension entspricht. Zusätzlich können Entsorgungskosten vermieden werden. Doppelt lohnend ist eine Papier(gewichts)reduzierung da, wo beim Versenden quasi als Nebeneffekt auch noch Portokosten gespart werden können. Überschlagen Sie doch einmal, wieviel bei Ihnen für Papierwaren aller Art pro Jahr ausgegeben wird!

Weniger Kleinteile spart groþes Geld

Auch für die vielen anderen Büromaterialien wie Ordner, Aktendeckel, Sichthüllen und Schreibgeräte gilt:

Weniger ist oft mehr!

Das Sortiment auf wenige Produkte beschränken und dadurch:

Lagervorräte abbauen und durch Groþeinkauf bessere Konditionen erzielen

Mehr auf Gebrauchs- und weniger auf Verbrauchsgüter setzen:

keine Einwegprodukte (z. B. Kugelschreiber) verwenden
Nachfüllbare Produkte helfen auch bei Markern, Folienstiften, Klebstoffen und Korrekturmitteln, Material und Kosten zu sparen.
vorhandene Artikel wiederbefüllen und wiederverwenden, z.B. Ordner.

Zur Umstellung bedarf es eines langen Atems und eines gewissen Durchhaltevermögens gegenüber dem eingeübten Nutzerverhalten. Idealerweise liegt die Beschaffung aller Büroartikel - möglichst nach einem allgemeingültigen Katalog - in der Hand einer zentralen Stelle, die auch die notwendige Aufklärungs- und z.T. Erziehungsarbeit (z.B. bei Nachfüllprodukten) leisten kann. Ungeahnte Wirkung zeigt in hartnäckigen Fällen das öffentliche "Outen" von Groþverbrauchern (z.B. 100 Kugelschreiber pro Monat für ein Zwei-Mann-Büro).

Bürogeräte umwelt- und kostenbewuþt beschaffen und betreiben

Was für die Vielzahl der Bürobedarfsartikel gilt, hat auch bei der Beschaffung und beim Einsatz von Bürogeräten Gültigkeit.

Bei Kopiergeräten, Druckern, Schreibmaschinen und Computern gilt

schon bei der Geräteauswahl Aspekte der Umweltverträglichkeit zu berücksichtigen:

vor allem den Stromverbrauch. Achten Sie auf das vom Umweltbundesamt 1994 entwickelte Umweltzeichen für energiesparende PCs ("Spar-Modus") Auch das Umweltzeichen für Kopiergeräte berücksichtigt einen niedrigen Energieverbrauch des Gerätes.
Wiedereinsatz gebrauchter und recycelter Teile wie Tonerkartuschen, Fototrommeln und Laserpatronen. 40 % des Neupreises können so eingespart werden.
Wiederbefüllen von Patronen bei Tintenstrahldruckern und der Einsatz von nachfüllbaren Farbbandkassettten bei Nadeldruckern und Schreibmaschinen.

Beleuchtung optimieren

Energieeinsparung bei der Beleuchtung ist ein weiteres lohnendes Feld für Spar-Kommissare:

Energiesparlampen finden zunehmend Verwendung, obwohl sie in der Anschaffung deutlich teurer sind als herkömmliche Glühbirnen. Doch drastisch niedrigere Verbrauchswerte, eine längere Lebensdauer und damit gröþere Wartungsintervalle machen die Investition schnell wieder wett.
Wer zudem modernste Regeltechnik einsetzt, kann leicht 20 % zusätzlich einsparen. Intelligente Aufteilung der Schaltkreise und bedarfsgerechte Beleuchtungsstärke sind die Gebote der Stunde.
Tageslichtabhängige Beleuchtungsregler oder gar Bewegungsmelder helfen, unnötigen Stromverbrauch zu vermeiden. Für groþe Bürogebäude, Lagerhallen und Einkaufsmärkte bringt die Spannungsabsenkung bei den Leuchtstofflampen zusätzliche Einsparmöglichkeiten.

Abfallvermeidung oder: "Der Müll kommt ins Haus, bevor er Müll heiþt"

Der Zusammenhang zwischen Beschaffung und Entsorgung wird am Büromüll besonders deutlich: fast alles, was im Büro an Müll anfällt, wurde einst als Ge- oder Verbrauchsgut beschafft.

Durch umweltgerechten Einkauf läþt sich Problemmüll am einfachsten vermeiden:

Lösemittelhaltige oder schwermetallhaltige Produkte können auf der Beschaffungsliste gestrichen werden.
Wo solche Problemstoffe noch unvermeidbar anfallen, müssen Sie getrennt erfasst und entsorgt werden. Abfallgetrenntsammlung ist nicht nur ein Gebot des Umweltschutzes, sondern spart auch Müllgebühren. Nur sortenreine Wertstoffe lassen sich zu niedrigen Kosten entsorgen oder sogar noch vermarkten.

Mengenmäþig am interessantesten ist die Altpapierfraktion, die in Büros bis zu 80 % der Abfallmenge ausmacht. Auch hier gilt, daþ eine sorgfältig optimierte Beschaffung und der Wiedereinsatz von Papier höchste Priorität hat. Was dennoch übrig bleibt, wird dem Recycling übergeben.

Praxisbeispiel IBM

Als groþer Elektronikkonzern, der erklärtermaþen auch in Sachen Umweltschutz Branchenführer sein möchte, hat sich IBM schon sehr früh auch der Aufgabe angenommen, den Bürobereich unter Umweltgesichtspunkten zu analysieren und zu optimieren.

Als strategische Ziele wurden die

Reduzierung des Verbrauchs,
die Vermeidung von Abfall,
der Einsatz umweltgerechter Produkte und Materialien,
die Wieder- und Weiterverwendung gebrauchter Artikel,
die Weiterverwertung von Wertstoffen und - als flankierende Maþnahme ganz wichtig - die
Förderung einer umweltorientierten Bewuþtseinsbildung der Mitarbeiter festgelegt.

In der Folge wurden über 4000 Artikel umgestellt. Als sehr hilfreich erwies sich die intensive Zusammenarbeit mit Verbänden wie B.A.U.M., der Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen und eine konstruktive Zusammenarbeit mit Lieferanten und Herstellern, wobei hier IBM seine Nachfragemacht voll einbringen konnte.

Nebenbei wurde die gesamte Büromaterialversorgung neukonzipert:

Ein elektronisches Bestellverfahren nach einem einheitlichen Artikelkatalog,
ein reduziertes Artikelsortiment und eine
effektive Versorgungslogistik halfen,
die Lagerhaltungskosten zu senken. Der Groþeinkauf umweltverträglicher Produkte trug ein weiteres zur erfreulichen Bilanz nach vier Jahren bei:

Die Gesamtkosten der Büromaterialversorgung gingen von 2.674 TDM im Jahr 1990 auf 1.084 TDM im Jahr 1993 zurück. Dies bedeutet eine Einsparung von über 50 %. Der ökologische Nutzen dieser Verbrauchsreduzierung liegt klar auf der Hand:

50 % weniger Rohstoffverbrauch

50 % weniger Herstellaufwand

50 % weniger Verpackungsaufwand

50 % weniger Transportaufwand

50 % weniger Lagerhaltungsaufwand

50 % weniger Abfall

Der Papierverbrauch konnte durch Einführung einer papierlosen, elektronischen Bürokommunikation und durch doppelseitiges Kopieren jährlich um 10 % gesenkt werden.

Deutlich war auch die Abfallreduzierung nach Einführung eines systematischen Entsorgungsmanagements. Die gesamten IBM-Rückstände in Groþraum Stuttgart reduzierten sich von 1991 zu 1993 um 19 %; die Kostenreduzierung fiel mit 388 TDM und 37 % noch deutlich höher aus.

Fazit

Das praktische Beispiel und die Erfahrung von B.A.U.M. zeigt, daþ auch im Bürobereich nennenswerte Kosteneinsparpotentiale durch Umweltschutz liegen. Wir können Ihnen daher nur empfehlen, den Bürobereich in Ihrem Unternehmen einmal einer umweltbezogenen Analyse zu unterziehen.

	B.A.U.M.-GRüNER TIP 6 Umweltschutz im Büro aus: B.A.U.M.-aktuell Nr.4 April, Nr. 5 Mai, Nr. 6 Juni/Juli 1995

	Kosteneinsparung durch Umweltmanagement im Büro Über 100 Millionen Bürobedarfsartikel werden jährlich produziert und verbrauchtü 10 Millionen Tonnen Müll stammen aus bundesdeutschen Büros. 2ü7 Millionen Personalcomputer werden in Deutschland jährlich gekauft und fallen in immer kürzer werdenden Abständen als Computerschrott wieder an. Über 15 Millionen Tonnen Papier werden verbraucht - Jahr für Jahr. Ökologisches Büro-Management führt zu Kosteneinsparung durch: geringeren Ressourcenverbrauch verminderte Zahl eingesetzter Büroartikel die Wahl umweltverträglicherü funktionsgerechter Büroartikel geringere Lagerkosten vermindertes Abfallaufkommen Wertstofferfassung Wiedereinsatz gebrauchter Materialien verminderten Energieeinsatz verändertes Nutzerverhalten Gesundheitsschutz und verminderte Fehlzeiten höhere Arbeitszufriedenheit und Produktivität Papierverbrauch reduzieren Ist der Einsatz von Papier überhaupt nötig? Ein leistungsfähiges EDV-System kann den Papierverbrauch in gewissen Grenzen reduzieren: Firmeninterne Kommunikation über vernetzte Systeme Austausch mit anderen Standorten über Datenfernübertragung Nutzung elektronischer Speichermöglichkeiten Ausdruckmöglichkeit in bestimmten Programmen gar nicht mehr vorsehen und so Zwischenausdrucke vermeiden Wahl kleinerer Formate kompakteres lay-out Wahl geringerer Papiergewichte Doppelseitiges Kopieren kurzgefaþte Bedienungsanleitung hierfür in Plakatform beim Kopiergerät anbringen möglichts in der Grundeinstellung der Kopiergeräte vorgeben zusätzlich in verkleinertem Maþstab kopieren Fehlkopien und einseitig beschriebenes/bedrucktes Papier in jedem Fall nochmals verwenden an jedem Kopiergerät ein Sammelbehälter für Fehlkopien einseitig beschriebenes Papier zu Notizzwecken weiterverwenden für interne Vordrucke bereits einseitig beschriebene Papierbögen verwenden geschickte Lagerhaltung von möglichst multifunktionalen Papieren vermeidet Berge von Altpapier die Wahl zweckangepaþter Papiersorten birgt in manchen Fällen ungeahnte Einsparpotentiale: vielfach werden aufwendige (und teure) Papiersorten verwendet, wo es günstigere Papierqualitäten auch täten Wer obige Empfehlungen konsequent beherzigt, kann ohne weiteres 10 - 20 % Papiereinsparung erzielen, denen eine Kosteneinsparung in ähnlicher Dimension entspricht. Zusätzlich können Entsorgungskosten vermieden werden. Doppelt lohnend ist eine Papier(gewichts)reduzierung da, wo beim Versenden quasi als Nebeneffekt auch noch Portokosten gespart werden können. Überschlagen Sie doch einmal, wieviel bei Ihnen für Papierwaren aller Art pro Jahr ausgegeben wird! Weniger Kleinteile spart groþes Geld Auch für die vielen anderen Büromaterialien wie Ordner, Aktendeckel, Sichthüllen und Schreibgeräte gilt: Weniger ist oft mehr! Das Sortiment auf wenige Produkte beschränken und dadurch: Lagervorräte abbauen und durch Groþeinkauf bessere Konditionen erzielen Mehr auf Gebrauchs- und weniger auf Verbrauchsgüter setzen: keine Einwegprodukte (z. B. Kugelschreiber) verwenden Nachfüllbare Produkte helfen auch bei Markern, Folienstiften, Klebstoffen und Korrekturmitteln, Material und Kosten zu sparen. vorhandene Artikel wiederbefüllen und wiederverwenden, z.B. Ordner. Zur Umstellung bedarf es eines langen Atems und eines gewissen Durchhaltevermögens gegenüber dem eingeübten Nutzerverhalten. Idealerweise liegt die Beschaffung aller Büroartikel - möglichst nach einem allgemeingültigen Katalog - in der Hand einer zentralen Stelle, die auch die notwendige Aufklärungs- und z.T. Erziehungsarbeit (z.B. bei Nachfüllprodukten) leisten kann. Ungeahnte Wirkung zeigt in hartnäckigen Fällen das öffentliche "Outen" von Groþverbrauchern (z.B. 100 Kugelschreiber pro Monat für ein Zwei-Mann-Büro). Bürogeräte umwelt- und kostenbewuþt beschaffen und betreiben Was für die Vielzahl der Bürobedarfsartikel gilt, hat auch bei der Beschaffung und beim Einsatz von Bürogeräten Gültigkeit. Bei Kopiergeräten, Druckern, Schreibmaschinen und Computern gilt schon bei der Geräteauswahl Aspekte der Umweltverträglichkeit zu berücksichtigen: vor allem den Stromverbrauch. Achten Sie auf das vom Umweltbundesamt 1994 entwickelte Umweltzeichen für energiesparende PCs ("Spar-Modus") Auch das Umweltzeichen für Kopiergeräte berücksichtigt einen niedrigen Energieverbrauch des Gerätes. Wiedereinsatz gebrauchter und recycelter Teile wie Tonerkartuschen, Fototrommeln und Laserpatronen. 40 % des Neupreises können so eingespart werden. Wiederbefüllen von Patronen bei Tintenstrahldruckern und der Einsatz von nachfüllbaren Farbbandkassettten bei Nadeldruckern und Schreibmaschinen. Beleuchtung optimieren Energieeinsparung bei der Beleuchtung ist ein weiteres lohnendes Feld für Spar-Kommissare: Energiesparlampen finden zunehmend Verwendung, obwohl sie in der Anschaffung deutlich teurer sind als herkömmliche Glühbirnen. Doch drastisch niedrigere Verbrauchswerte, eine längere Lebensdauer und damit gröþere Wartungsintervalle machen die Investition schnell wieder wett. Wer zudem modernste Regeltechnik einsetzt, kann leicht 20 % zusätzlich einsparen. Intelligente Aufteilung der Schaltkreise und bedarfsgerechte Beleuchtungsstärke sind die Gebote der Stunde. Tageslichtabhängige Beleuchtungsregler oder gar Bewegungsmelder helfen, unnötigen Stromverbrauch zu vermeiden. Für groþe Bürogebäude, Lagerhallen und Einkaufsmärkte bringt die Spannungsabsenkung bei den Leuchtstofflampen zusätzliche Einsparmöglichkeiten. Abfallvermeidung oder: "Der Müll kommt ins Haus, bevor er Müll heiþt" Der Zusammenhang zwischen Beschaffung und Entsorgung wird am Büromüll besonders deutlich: fast alles, was im Büro an Müll anfällt, wurde einst als Ge- oder Verbrauchsgut beschafft. Durch umweltgerechten Einkauf läþt sich Problemmüll am einfachsten vermeiden: Lösemittelhaltige oder schwermetallhaltige Produkte können auf der Beschaffungsliste gestrichen werden. Wo solche Problemstoffe noch unvermeidbar anfallen, müssen Sie getrennt erfasst und entsorgt werden. Abfallgetrenntsammlung ist nicht nur ein Gebot des Umweltschutzes, sondern spart auch Müllgebühren. Nur sortenreine Wertstoffe lassen sich zu niedrigen Kosten entsorgen oder sogar noch vermarkten. Mengenmäþig am interessantesten ist die Altpapierfraktion, die in Büros bis zu 80 % der Abfallmenge ausmacht. Auch hier gilt, daþ eine sorgfältig optimierte Beschaffung und der Wiedereinsatz von Papier höchste Priorität hat. Was dennoch übrig bleibt, wird dem Recycling übergeben. Praxisbeispiel IBM Als groþer Elektronikkonzern, der erklärtermaþen auch in Sachen Umweltschutz Branchenführer sein möchte, hat sich IBM schon sehr früh auch der Aufgabe angenommen, den Bürobereich unter Umweltgesichtspunkten zu analysieren und zu optimieren. Als strategische Ziele wurden die Reduzierung des Verbrauchs, die Vermeidung von Abfall, der Einsatz umweltgerechter Produkte und Materialien, die Wieder- und Weiterverwendung gebrauchter Artikel, die Weiterverwertung von Wertstoffen und - als flankierende Maþnahme ganz wichtig - die Förderung einer umweltorientierten Bewuþtseinsbildung der Mitarbeiter festgelegt. In der Folge wurden über 4000 Artikel umgestellt. Als sehr hilfreich erwies sich die intensive Zusammenarbeit mit Verbänden wie B.A.U.M., der Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen und eine konstruktive Zusammenarbeit mit Lieferanten und Herstellern, wobei hier IBM seine Nachfragemacht voll einbringen konnte. Nebenbei wurde die gesamte Büromaterialversorgung neukonzipert: Ein elektronisches Bestellverfahren nach einem einheitlichen Artikelkatalog, ein reduziertes Artikelsortiment und eine effektive Versorgungslogistik halfen, die Lagerhaltungskosten zu senken. Der Groþeinkauf umweltverträglicher Produkte trug ein weiteres zur erfreulichen Bilanz nach vier Jahren bei: Die Gesamtkosten der Büromaterialversorgung gingen von 2.674 TDM im Jahr 1990 auf 1.084 TDM im Jahr 1993 zurück. Dies bedeutet eine Einsparung von über 50 %. Der ökologische Nutzen dieser Verbrauchsreduzierung liegt klar auf der Hand: 50 % weniger Rohstoffverbrauch 50 % weniger Herstellaufwand 50 % weniger Verpackungsaufwand 50 % weniger Transportaufwand 50 % weniger Lagerhaltungsaufwand 50 % weniger Abfall Der Papierverbrauch konnte durch Einführung einer papierlosen, elektronischen Bürokommunikation und durch doppelseitiges Kopieren jährlich um 10 % gesenkt werden. Deutlich war auch die Abfallreduzierung nach Einführung eines systematischen Entsorgungsmanagements. Die gesamten IBM-Rückstände in Groþraum Stuttgart reduzierten sich von 1991 zu 1993 um 19 %; die Kostenreduzierung fiel mit 388 TDM und 37 % noch deutlich höher aus. Fazit Das praktische Beispiel und die Erfahrung von B.A.U.M. zeigt, daþ auch im Bürobereich nennenswerte Kosteneinsparpotentiale durch Umweltschutz liegen. Wir können Ihnen daher nur empfehlen, den Bürobereich in Ihrem Unternehmen einmal einer umweltbezogenen Analyse zu unterziehen.